Regiearbeiten belegen: Stundenzettel mit Fotobeleg an der Stelle

Der Monteur ist eigentlich für die Unterverteilung im Obergeschoss da. Dann bittet die Bauleitung, schnell noch eine provisorische Baustromversorgung für den Estrichleger umzuklemmen, und im Keller muss eine alte Leitung gesucht werden, die in keinem Plan steht. Zusammen drei Stunden, die im Angebot nicht vorkommen. Auf dem Stundenzettel steht am Abend: „Regie, diverse Arbeiten, 3 h“. Bei der Rechnungsprüfung sechs Wochen später wird genau diese Zeile gestrichen.

Warum Regiestunden so oft strittig sind

Regiearbeiten sind Leistungen, die nach Aufwand abgerechnet werden, weil sie vorher nicht beschrieben werden konnten. Genau das macht sie angreifbar: Es gibt keine Position im Leistungsverzeichnis, an der sich der Prüfer festhalten kann. Er hat nur den Stundenzettel, und der ist häufig zu knapp.

Typische Schwachstellen:

• Unklare Tätigkeit. „Diverse Arbeiten“ oder „Nacharbeiten“ sagt nichts darüber, was gemacht wurde.
• Kein Ort. Ob die Arbeit im Keller oder im zweiten Obergeschoss stattfand, ist später nicht mehr erkennbar.
• Keine Anordnung. Wer die Arbeit verlangt hat, steht nirgends.
• Späte Unterschrift. Die Zettel werden gesammelt und am Monatsende zur Unterschrift vorgelegt, wenn sich niemand mehr erinnert.

Beim VOB/B-Vertrag kommt hinzu, dass Stundenlohnarbeiten vor Beginn vereinbart und die Stundenlohnzettel zeitnah eingereicht werden sollen. Die Einzelheiten hängen vom Vertrag ab; klären Sie die Regeln für Ihre Verträge mit Ihrem Verband oder einer Fachanwältin.

Was ein belastbarer Regiebeleg enthält

Ein Stundenzettel wird belastbar, wenn er vier Fragen beantwortet:

1. Was wurde gemacht? Konkret: „Baustromverteiler UV-Bau 2 auf neuen Standort umgesetzt, Zuleitung 5×6 mm² neu verlegt, 12 m.“
2. Wo genau? Raum und Stelle, nicht nur Bauabschnitt.
3. Wer hat es angeordnet, und wann?
4. Wie lange, mit wie vielen Personen und welchem Material?

Die ersten drei Fragen lassen sich mit einem Foto an der richtigen Stelle fast vollständig beantworten. Das Foto zeigt den Zustand vor oder nach der Arbeit, der Ort ergibt sich aus der Stelle im Raum, Datum und Autor kommen automatisch dazu.

Der Ablauf auf der Baustelle

Damit der Beleg nicht zur Zusatzarbeit wird, muss er in den Alltag passen. Ein praxistauglicher Ablauf sieht so aus:

1. Anordnung festhalten, bevor es losgeht. Der Monteur setzt im Rundgang eine Notiz an die Stelle, an der gearbeitet wird: „Auf Anweisung Bauleitung, 08:40 Uhr: Baustrom umsetzen.“ Dazu ein Foto vom Ausgangszustand.
2. Arbeit ausführen. Bei längeren Arbeiten ein Zwischenfoto, etwa vom offenen Kabelweg.
3. Ergebnis fotografieren. Foto vom fertigen Zustand an derselben Notiz.
4. Zeit und Material ergänzen. Personen, Stunden, verbrauchtes Material in den Notiztext.
5. Bestätigung anfordern. Die Notiz geht als Freigabe an die Bauleitung oder den Bauherrn, die mit einem Tipp bestätigen.
6. Stundenzettel wie gewohnt. Der Zettel aus Ihrem Abrechnungssystem verweist auf die Notiz, oder Sie hängen den unterschriebenen Zettel als PDF an die Notiz an.

So liegen Zettel, Fotos und Bestätigung an einem Ort, und zwar an der Stelle, an der gearbeitet wurde.

Tagesgenau statt monatlich

Der wichtigste Hebel ist die Zeit. Ein Beleg, der am selben Tag bestätigt wird, ist kaum noch zu bestreiten. Ein Sammelzettel am Monatsende dagegen lädt zu Kürzungen ein. Wer die Freigabe direkt nach der Arbeit anfordert, holt die Bestätigung, solange sich alle erinnern. Wenn die Bauleitung nicht bestätigen will, wissen Sie es sofort und nicht erst bei der Schlussrechnung.

Regie oder Nachtrag?

Nicht alles, was zusätzlich anfällt, gehört in die Regie. Ist die Leistung beschreibbar, etwa drei zusätzliche Steckdosen, ist ein Nachtrag mit Positionen der sauberere Weg. Regie eignet sich für Arbeiten, deren Umfang sich erst beim Machen zeigt: Fehlersuche, Provisorien, Umbauten im Bestand. Ein klarer Fotobeleg hilft in beiden Fällen, weil er den Zustand vor der Änderung zeigt.

Typische Fehler vermeiden

• Fotos nur auf dem privaten Handy des Monteurs, ohne Bezug zum Projekt
• Notiz ohne Uhrzeit oder ohne Namen der anordnenden Person
• Mehrere Regiearbeiten an verschiedenen Orten in einem Eintrag
• Bestätigung erst Wochen später

So hilft RaumFaktum 360

In RaumFaktum 360 setzen Sie eine Notiz mit Fotos direkt an die Stelle im 360°-Panorama; Datum und Autor werden automatisch gespeichert, Änderungen bleiben als Versionen nachvollziehbar. Den unterschriebenen Stundenzettel hängen Sie als PDF an dieselbe Notiz. Über eine Freigabe bestätigen Bauleitung oder Bauherr den Eintrag im Browser, mit Zeitstempel. Die Stundenerfassung selbst bleibt in Ihrem bestehenden System; RaumFaktum 360 liefert den Beleg vom Ort.

Den Ablauf im Musterprojekt ausprobieren: Demo starten.