Gewährleistung: Was Sie Jahre später noch nachweisen können

Vier Jahre nach der Übergabe meldet sich eine Hausverwaltung: In einer Wohnung sei Wasser aus der Wand gelaufen, die Ursache sei eine undichte Verbindung in der Vorwand. Ob die Verbindung von Ihnen stammt, ob ein späterer Umbau stattfand oder ob jemand beim Bohren eine Leitung getroffen hat, lässt sich nur mit Unterlagen klären. Der Monteur von damals ist nicht mehr im Betrieb, das Handy mit den Fotos längst ausgetauscht.

Wie lange Sie nachweisen müssen

Für Arbeiten an einem Bauwerk beträgt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche nach BGB in der Regel fünf Jahre ab Abnahme. Bei Verträgen, in die die VOB/B wirksam einbezogen ist, gilt ohne abweichende Vereinbarung eine kürzere Frist von vier Jahren für Bauwerke. Für bestimmte wartungsbedürftige Teile maschineller und elektrotechnischer Anlagen sieht die VOB/B unter Umständen eine noch kürzere Frist vor, wenn kein Wartungsvertrag besteht. Die Einzelheiten hängen vom Vertrag und vom Einzelfall ab; lassen Sie sich im Zweifel von einer Fachanwältin oder Ihrem Verband beraten.

Für die Dokumentation heißt das: Sie muss mindestens fünf Jahre nach der Abnahme auffindbar, lesbar und verständlich sein. Auch für jemanden, der nicht dabei war.

Was im Gewährleistungsfall zählt

Bei einem Mangelvorwurf geht es fast immer um drei Fragen:

1. Wie wurde ausgeführt? Lage, Material, Verbindung, Befestigung.
2. Wie war der Zustand bei der Abnahme? War die Leistung mangelfrei übergeben?
3. Was ist seitdem passiert? Umbauten, Fremdeingriffe, Beschädigungen.

Die erste Frage beantwortet nur eine Dokumentation der verdeckten Arbeit. Die zweite der Abnahmestand mit Protokoll. Die dritte lässt sich oft nur durch Vergleich klären: So sah es bei der Übergabe aus, so sieht es heute aus.

Die vier Stände, die Sie brauchen

Für eine Dokumentation, die Jahre trägt, haben sich vier Begehungsstände bewährt:

• Bestand oder Rohbau, vor Arbeitsbeginn, mit Vorschäden
• Installation offen, vor dem Verputzen, Beplanken oder Estrich
• Abnahme, mit dem Zustand bei Übergabe und dem Abnahmeprotokoll
• Mängelbeseitigung, falls nach der Abnahme noch Punkte offen waren

Jeder Stand ist eine vollständige 360°-Aufnahme aller Räume, nicht eine Auswahl einzelner Fotos. Damit ist auch das dokumentiert, was zum Zeitpunkt der Aufnahme niemand für wichtig hielt.

Protokolle dorthin, wo sie hingehören

Prüfprotokolle, Druckproben und Abnahmeprotokolle sind die formalen Nachweise. Sie entfalten ihren Wert erst, wenn sie zur Stelle passen. Ein Druckprobenprotokoll gehört an die Vorwand, ein Prüfprotokoll nach DIN VDE 0100-600 an die Verteilung, ein Abnahmeprotokoll an das Projekt. Wer sie dort anheftet, findet sie auch Jahre später ohne Suche.

Ablage, die Jahre überdauert

Die beste Dokumentation hilft nicht, wenn sie verloren geht. Achten Sie auf ein paar Punkte:

• Nicht auf privaten Geräten. Fotos gehören ins Projekt, nicht aufs Handy des Monteurs.
• Nicht vom Mitarbeiter abhängig. Die Ablage muss ohne die Person funktionieren, die sie angelegt hat.
• Projekte nach Abschluss nicht löschen. Abgeschlossene Projekte archivieren, nicht entfernen.
• Regelmäßig exportieren. Eine eigene Sicherung zusätzlich zur Cloud schadet nicht.
• Unverändert lassen. Spätere Änderungen sollten als neue Version erkennbar sein, nicht den alten Stand überschreiben.

Mängel nach der Abnahme sauber abschließen

Werden nach der Abnahme Mängel gemeldet und behoben, gehört auch das in die Dokumentation: Meldung mit Datum, Ort, Foto vom Mangel, Foto vom behobenen Zustand. Bei späteren Streitigkeiten zeigt das, dass Sie reagiert haben.

Hilfreich ist außerdem, am Ende jedes Projekts kurz zu prüfen, ob alle Stände vollständig sind. Fehlt ein Raum oder ein Protokoll, lässt es sich jetzt noch ergänzen.

So hilft RaumFaktum 360

In RaumFaktum 360 bleibt jeder Begehungsstand als eigene Version erhalten, von Bestand bis Abnahme, und lässt sich neben einem späteren Stand vergleichen. Notizen speichern ihren Ursprung als erste Version, jede Änderung wird mit Urheber und Zeit protokolliert. Protokolle hängen Sie als PDF an die Stelle, Mängel laufen als Aufgaben mit Foto vor und nach der Behebung. Über den Firmen-Export ziehen Sie Ihre Daten bei Bedarf selbst.

Ein Projekt anlegen und ausprobieren: Betrieb registrieren.