Objektbetreuung: die Begehung vor Ablauf der Verjährungsfristen vorbereiten

Die Abnahme liegt Jahre zurück, das Projektteam ist längst in anderen Projekten, und im Kalender steht ein Termin, der leicht übersehen wird: die Begehung vor Ablauf der Verjährungsfristen. Der Bauherr meldet Risse im Putz und eine klemmende Terrassentür. Waren die Risse schon bei der Abnahme da? Wurde die Tür damals nachgestellt? Die Antwort steckt irgendwo in einer Projektakte, die seitdem niemand geöffnet hat.

Was zur Objektbetreuung gehört

Die Leistungsphase 9 nach HOAI umfasst unter anderem die fachliche Bewertung der innerhalb der Verjährungsfristen festgestellten Mängel, die Objektbegehung zur Mängelfeststellung vor Ablauf der Verjährungsfristen gegenüber den ausführenden Unternehmen und das Mitwirken bei der Freigabe von Sicherheitsleistungen. Schon in der Objektüberwachung gehört dazu, die Verjährungsfristen für Mängelansprüche aufzulisten.

Wie lang diese Fristen im Einzelfall sind, hängt vom jeweiligen Vertrag ab, etwa davon, ob nach BGB oder VOB/B vereinbart wurde, und von der Art der Leistung. Die Bewertung von Fristen, Hemmung und Ansprüchen gehört in die Hände einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Bau- und Architektenrecht. Dieser Beitrag befasst sich mit der praktischen Vorbereitung der Begehung.

Fristen dort ablegen, wo das Projekt liegt

Die Liste der Verjährungsfristen aus der Objektüberwachung ist die Grundlage für die Terminplanung der Begehungen. Sinnvoll ist, für jede relevante Frist eine Aufgabe im Projekt anzulegen, mit Gewerk, Verantwortlichem im Büro und einer Frist mit ausreichendem Vorlauf vor dem eigentlichen Ablauf. Zusätzlich gehört der Termin in den Bürokalender. Wer zwei Stellen pflegt, übersieht weniger.

Der Abnahmezustand als Vergleichsbasis

Der wichtigste Baustein der Begehung entsteht schon bei der Abnahme: ein vollständiger Rundgang mit einem Panorama je Raum, als eigener Begehungsstand. Dazu gehören die bei der Abnahme festgestellten Mängel an ihrer Stelle und, nach deren Beseitigung, ein Stand, der den mangelfreien Zustand zeigt.

Bei der späteren Begehung wird ein neuer Stand aufgenommen, möglichst von denselben Standpunkten. Der Versionsvergleich legt dann den Raum am Tag der Abnahme neben den Raum von heute. Ob ein Riss neu ist oder schon damals zu sehen war, lässt sich so oft auf den ersten Blick prüfen. Wo das Panorama nicht genügt, helfen Detailfotos aus der Abnahme.

Ablauf der Begehung

1. Vorbereiten. Die alten Stände öffnen, offene oder strittige Punkte aus der Abnahme heraussuchen, Meldungen des Bauherrn als Aufgaben an die betreffenden Stellen setzen.
2. Beteiligte einladen. Bauherr und, je nach Vertrag und Absprache, die ausführenden Unternehmen. Wer vorab den Rundgang mit den gemeldeten Punkten sieht, kommt vorbereitet.
3. Aufnehmen. Alle Räume, nicht nur die mit gemeldeten Mängeln. Vor Ort fallen häufig weitere Punkte auf.
4. Feststellen. Jeden Mangel an seiner Stelle im neuen Stand erfassen, mit Beschreibung, Detailfoto, Gewerk und Frist. Feststellungen sachlich formulieren, ohne vorweggenommene Bewertung.
5. Dokumentieren. Die Mängelliste als PDF exportieren und mit dem Protokoll der Begehung in die Akte legen.

Fachliche Bewertung mit dem Bild vor Augen

Für die fachliche Bewertung der Mängel ist der Vergleich mit dem Abnahmezustand oft aufschlussreich: Ist ein Schaden über die Jahre entstanden, deutet er auf einen Ausführungsfehler hin oder auf Nutzung? Notizen zur Einschätzung gehören an den Mangel selbst, Rückfragen an Sachverständige ebenso. Mit Kommentaren bleibt der Austausch an der Stelle, Änderungen an einem Eintrag werden mit Verlauf gespeichert.

Bauherren und Ausführende einbinden

Bauherren können Auffälligkeiten selbst melden, wenn sie Zugang zum Projekt haben, und sehen den Stand der Bearbeitung. Ausführende Betriebe erhalten ihre Punkte mit Ort und Foto und melden die Nachbesserung zurück. Was nach der Nachbesserung im nächsten Stand aufgenommen wird, belegt die Erledigung.

Schon bei der Abnahme vorsorgen

Die Begehung Jahre später gelingt nur so gut, wie die Abnahme dokumentiert wurde. Drei Punkte machen den Unterschied: ein vollständiger Stand aller Räume, nicht nur der Räume mit Mängeln; feste, wiederholbare Standpunkte; und sprechende Namen, die den Stand ohne Suchen auffindbar machen, etwa „Abnahme · Datum“.

So hilft RaumFaktum 360

RaumFaktum 360 bewahrt jeden Begehungsstand vom Rohbau bis zur Abnahme und darüber hinaus. Der Versionsvergleich legt den Raum zur Abnahme neben den aktuellen Zustand, Mängel sitzen mit Foto, Gewerk, Verantwortlichem und Frist an der Stelle, offene Einträge lassen sich in neue Stände übernehmen. Die Mängelliste wird als PDF oder CSV exportiert, Bauherren arbeiten im Browser mit.

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