Vom Rundgang zum Angebot – und per Knopf zur Auftragsbestätigung

Der Kunde sagt zu, und dann beginnt die Schreibarbeit: Angebot suchen, Positionen in die Auftragsbestätigung kopieren, Konditionen nachtragen, hoffentlich nichts vergessen. Wenn zwischen Angebot und Zusage noch nachverhandelt wurde, stimmen die Zahlen oft nicht mehr überein. Genau diese Lücke schließt ein Angebot, das als fester Stand gespeichert ist.

Das Angebot ist ein eingefrorener Stand

Ein Angebot, das sich mit der Planung mitverändert, ist kein Vertragsdokument. Wenn Sie nach dem Versand noch drei Steckdosen im Rundgang ergänzen, darf das Angebot beim Kunden nicht plötzlich teurer werden. Deshalb speichert RaumFaktum 360 beim Erstellen einen Schnappschuss: Positionen, Mengen und die Kosten je Zeile, getrennt nach Material, Arbeit und Sonstigem. Die Planung im Rundgang läuft weiter, das Dokument bleibt, wie es war.

Der zweite Punkt betrifft die Preise. Das Angebot rechnet nicht mit Verkaufspreisen aus einer Liste, sondern mit Katalogkosten plus Aufschlag. Material und Arbeit bekommen getrennte Aufschläge, die Sie je Dokument anpassen. Standard sind die Werte aus Ihren Firmeneinstellungen; für ein Angebot im Wettbewerb können Sie den Arbeitsaufschlag senken, ohne die Kalkulation der Firma zu verstellen.

Was in der Auftragsbestätigung anders ist

Die Auftragsbestätigung bestätigt, was vereinbart wurde. Sie übernimmt Positionen und Mengen aus dem Angebot und braucht darüber hinaus:

• den Bezug auf Angebotsnummer und Datum,
• den Ausführungsbeginn und eine grobe Dauer,
• Zahlungsbedingungen, meist als Abschlagsplan,
• Skonto mit Frist, wenn Sie es gewähren,
• die Widerrufsregelung, wenn der Auftraggeber Verbraucher ist und der Vertrag außerhalb Ihrer Geschäftsräume zustande kam.

Weil die Kosten je Zeile gespeichert sind, lassen sich die Aufschläge in der Auftragsbestätigung noch einmal ändern. Ein Nachlass, der am Telefon zugesagt wurde, landet so im Dokument, ohne dass jemand Positionen von Hand umrechnet.

Skonto richtig ausweisen

Skonto bezieht sich auf den Rechnungsbetrag, nicht auf den Auftrag. In der Auftragsbestätigung gehört deshalb der Satz „bei Zahlung innerhalb von sieben Tagen nach Rechnungsdatum abzüglich vier Prozent“ neben die Summe, dazu der Betrag, der sich bei Zahlung des Gesamtbetrags ergeben würde. Der Kunde sieht den Anreiz, Sie behalten die Kontrolle über die Abschläge.

Verbraucher und Widerruf

Wird der Vertrag mit einem privaten Bauherrn bei ihm zu Hause oder per E-Mail geschlossen, besteht in der Regel ein Widerrufsrecht von vierzehn Tagen. Wer vorher anfangen soll, braucht das ausdrückliche Verlangen des Kunden und dessen Kenntnis, dass das Widerrufsrecht mit vollständiger Erfüllung erlischt. Eine Auftragsbestätigung kann diese Erklärung mit Unterschriftsfeld enthalten. Den genauen Wortlaut sollten Sie einmal mit Ihrem Anwalt abstimmen; die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

So hilft RaumFaktum 360

Unter Exporte speichern Geschäftsführer das Angebot mit festem Stand, sehen die Liste aller Angebote und Auftragsbestätigungen mit Status und erzeugen aus jedem Angebot per Knopf die Auftragsbestätigung. Aufschläge, Nachlass, Mehrwertsteuer, Skonto, Ausführungsbeginn, Zahlungsbedingungen und Widerrufsregelung stellen Sie im Dialog ein; das PDF trägt Ihren Briefkopf. Beide Dokumente lassen sich für den Bauherrn im Projekt ablegen, der sie im Browser öffnet.

Wenn Sie das an einem eigenen Projekt ausprobieren möchten: https://360.raumfaktum.de/demo.