HERO und 360°-Planung verbinden: Kunde einmal erfassen, Projekt zweimal sehen

Viele Elektrobetriebe führen Kunden, Aufträge und Rechnungen in HERO. Das Aufmaß, die Planung an der Wand und die Abstimmung mit dem Bauherrn passieren aber im Gebäude, nicht im Büro. Zwei Systeme sind dann normal; ärgerlich wird es erst, wenn dieselben Daten zweimal getippt werden und der Stand in einem der beiden veraltet.

Der Kunde kommt aus HERO

Der erste Kontakt landet in der Regel in HERO: Anruf, Formular, Empfehlung. Wenn Sie danach das 360°-Projekt anlegen, sollten Name, Adresse und E-Mail aus HERO kommen, nicht aus dem Gedächtnis. Eine Suche nach Name, Ort oder E-Mail genügt, die Zuordnung wird mit dem Projekt gespeichert.

Das Projekt geht zurück nach HERO

Nach der Begehung entsteht die Planung. Spätestens mit dem Angebot sollte das Projekt auch in HERO existieren, weil dort Auftrag und Rechnung folgen. Sinnvoll ist ein Knopf, der Kunde und Projekt in HERO anlegt, den Status setzt, zum Beispiel „Angebotserstellung“, und einen Link zum Rundgang ins Logbuch schreibt. Besteht das HERO-Projekt schon, verknüpfen Sie es stattdessen.

Das Logbuch als gemeinsame Zeitachse

HERO hat je Projekt ein Logbuch. Wenn Angebote, Auftragsbestätigungen und für den Bauherrn abgelegte Dokumente dort automatisch als Eintrag erscheinen, weiß das Büro, was draußen passiert, ohne im zweiten System zu suchen. Notizen aus der Baustelle lassen sich ebenso eintragen. Was HERO zurückliefert, Status, Dokumente und Termine, sollte im 360°-Projekt sichtbar sein.

Artikelstamm und Einkaufspreise

HERO kennt Ihre Artikel mit Einkaufspreisen. Statt Preise ein zweites Mal zu pflegen, importieren Sie den Artikelstamm als Lieferant in den Katalog und verknüpfen Positionen mit den Artikeln. Dann rechnen Kalkulation und Angebot mit Ihren echten Preisen.

Worauf Sie achten sollten

• Der API-Schlüssel gehört dem Betrieb, nicht der Plattform, und sollte verschlüsselt gespeichert werden.
• Automatische Einträge dürfen nie die eigentliche Aktion blockieren; ist HERO nicht erreichbar, entsteht das Angebot trotzdem.
• Der Funktionsumfang hängt davon ab, was Ihr HERO-Konto per Schnittstelle freigibt; ein Verbindungstest sollte zeigen, was geht.

So hilft RaumFaktum 360

In den Firmeneinstellungen hinterlegen Geschäftsführung oder Admin den HERO-Token; RaumFaktum 360 prüft die Verbindung und zeigt die erkannten Funktionen. Danach: Kunde aus HERO beim Anlegen eines Projekts übernehmen, Projekt in HERO anlegen oder verknüpfen, Status, Dokumente und Logbuch im Projekt sehen, Notizen ins Logbuch schreiben, Angebote und abgelegte Exporte automatisch vermerken, Artikelstamm mit Einkaufspreisen importieren. Den Token erhalten Sie kostenlos vom HERO-Support.

Mehr zur Einrichtung in der Hilfe: https://360.raumfaktum.de/hilfe.