Abnahme beim Kunden: Wie Betriebe den Termin vorbereiten und das Ergebnis belegen

Für den Kunden ist die Abnahme der Tag, an dem er sein Bad oder seine neue Elektrik übernimmt. Für den Betrieb ist sie der wichtigste Termin des ganzen Auftrags. An ihr hängen die Schlusszahlung, der Beginn der Gewährleistungsfrist und die Frage, wer später was beweisen muss. Trotzdem wird die Abnahme im Alltag oft nebenbei erledigt, beim letzten Handgriff, mit einem kurzen „Passt alles?“ an der Haustür. Das ist bequem und im Streitfall ein Problem.

Was die Abnahme auslöst

Nach dem Werkvertragsrecht des BGB ist der Besteller verpflichtet, ein vertragsgemäß hergestelltes Werk abzunehmen. Wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nicht verweigern. Mit der Abnahme treten mehrere Folgen ein:

| Folge | Bedeutung für den Betrieb | | --- | --- | | Vergütung wird fällig | Die Schlussrechnung kann gestellt und eingefordert werden | | Gefahr geht über | Schäden nach der Abnahme trägt grundsätzlich der Kunde | | Verjährung beginnt | Bei Bauwerken in der Regel fünf Jahre, bei VOB/B meist vier | | Beweislast wechselt | Ab jetzt muss in der Regel der Kunde einen Mangel beweisen |

Nimmt der Kunde in Kenntnis eines Mangels ab, ohne sich seine Rechte vorzubehalten, verliert er einen Teil davon. Deshalb gehören bekannte Mängel ins Protokoll. Das ist auch in Ihrem Interesse, weil so klar ist, was offen ist und was nicht.

Auch ohne ausdrückliche Erklärung kann eine Abnahme eintreten: Setzen Sie nach Fertigstellung eine angemessene Frist und verweigert der Kunde die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn Sie zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen haben. Die Einzelheiten hängen vom Vertrag ab; bei VOB/B-Verträgen regelt § 12 die Abnahme gesondert.

Den Termin vorbereiten

Eine gute Abnahme beginnt einige Tage vorher mit einer eigenen Kontrollbegehung:

1. Eigene Restpunkte erfassen. Gehen Sie Raum für Raum durch und legen Sie für alles, was noch fehlt, eine Aufgabe an der Stelle an: fehlende Abdeckung, Silikonfuge, Beschriftung im Verteiler.
2. Restpunkte abarbeiten. Was vor dem Termin erledigt werden kann, wird erledigt und mit Foto abgeschlossen.
3. Unterlagen bereitlegen. Prüfprotokolle, Bedienungsanleitungen, Garantiekarten und Pläne als Anhang an der passenden Stelle oder im Projekt.
4. Termin schriftlich vereinbaren. Mit dem Hinweis, dass es sich um die Abnahme handelt, nicht um eine allgemeine Besichtigung.

Am Abnahmetag: Zustand festhalten

Nehmen Sie zu Beginn des Termins jeden Raum als eigenen Begehungsstand „Abnahme“ auf. Das dauert je Raum unter einer Minute und hält genau den Zustand fest, den der Kunde übernimmt. Gehen Sie dann gemeinsam durch. Was der Kunde beanstandet, wird sofort an der Stelle als Aufgabe mit dem Merkmal Mangel angelegt, sachlich beschrieben und mit Frist versehen.

Wichtig ist die Trennung: Ein offener Restpunkt ist etwas, das Sie noch liefern. Ein Mangel ist etwas, das der Kunde beanstandet. Beide gehören ins Protokoll, aber getrennt. Wo Sie eine Beanstandung nicht teilen, halten Sie das ebenfalls sachlich fest, statt vor Ort zu diskutieren.

Unterschrieben wird das Abnahmeprotokoll wie gewohnt auf Papier oder im eigenen Formular. Der Rundgang ist die Anlage mit den Bildern dazu.

Wenn der Kunde nicht abnimmt

Verweigert der Kunde die Abnahme, können Sie beim Bauvertrag eine gemeinsame Feststellung des Zustands verlangen. Offenkundige Mängel, die in dieser Feststellung nicht genannt sind, gelten dann im Zweifel als später entstanden. Spätestens hier zahlt sich die Aufnahme vom Abnahmetag aus. Sie zeigt den ganzen Raum, nicht nur die beanstandete Stelle, und trägt ein Datum. Bei Streit über die Abnahme sollten Sie früh rechtlichen Rat einholen.

Nach der Abnahme: Mängel schließen

Die Mängel aus dem Protokoll werden als Aufgaben abgearbeitet. Jede bekommt nach der Nachbesserung ein Foto und den Status erledigt. Der Kunde sieht im Rundgang, was erledigt ist, und kann an der Stelle nachfragen. Wie das im Alltag läuft, zeigt der Beitrag Mängel dokumentieren und abarbeiten.

So hilft RaumFaktum 360

RaumFaktum 360 hält den Abnahmetag als eigenen Begehungsstand fest. Aufgaben lassen sich an der Stelle anlegen, als Mangel kennzeichnen, zuweisen und mit Frist und Status verfolgen; gekennzeichnete Mängel erscheinen gesammelt in der Mängelliste, die sich auch exportieren lässt. Mit „Für Bauherrn ablegen“ legen Sie Dokumente in Bauherren-Sicht im Projekt ab. Mehr dazu unter Funktionen.